Ordnung am Arbeitsplatz: So wirst du produktiver

Warum Ordnung am Arbeitsplatz  für dich so wichtig ist

Dein Arbeitsplatz ist der Ort, an dem du sehr viel Zeit verbringst. Hier setzt du fokussiert deine guten Ideen für dein Business um. Es ist also wichtig, dass du an deinem Arbeitsplatz wirklich konzentriert sein kannst. 

Vielleicht kennst du das, dass du an einem unaufgeräumten Schreibtisch weniger produktiv arbeiten kannst. Du wirst oft abgelenkt. Manchmal nur durch Kleinigkeiten, wie die Schoki, zu der du immer wieder greifst. Dabei wirst du immer wieder aus deinem Workflow gerissen. Das sorgt in deinem Kopf für Unordnung. 

Damit dir das nicht mehr passiert, habe ich einige Tipps für dich. Eine ordentliche Arbeitsumgebung und strukturierte Schreibtisch-Ordnung sorgt für Klarheit und Ruhe in deinem Kopf. Denn, wie du ja vielleicht weißt, sorgt Ruhe im Außen auch für Ruhe im Innen.

Warum es sinnvoll ist, einen festen Arbeitsplatz zu haben 

Du arbeitest größtenteils von zu Hause am PC? Mal auf dem Sofa, mal im Bett? Manchmal aber auch am Küchentisch? Vielleicht fällt dir auf, dass du oft unkonzentriert bist und auch nicht so produktiv, wie du es dir wünscht.

Das kann daran liegen, dass du keinen festen Arbeitsplatz hast. Einen festen Arbeitsplatz zu haben bedeutet, dass hier nur gearbeitet wird. Kein YouTube schauen, nicht durch Instagram scrollen und auch keine privaten Nachrichten beantworten. Am Arbeitsplatz wird nur gearbeitet.    ⁠

Und was bringt dir das? Sobald du dich an deinen festen Arbeitsplatz setzt, ist dein Kopf direkt im Arbeitsmodus. Du bist voll konzentriert, da dein Unterbewusstsein weiß, dass hier keine Ablenkung stattfindet. Außerdem kannst du dadurch du in deinem Freizeitbereich viel besser abschalten. 

Wie du den richtigen Arbeitsplatz findest, ist ganz dir überlassen. Du solltest jedoch einige Richtlinien beachten: 

1. ordentlich – darauf befindet sich nur, was du zum Arbeiten brauchst⁠
2. hell – durch natürliches Tageslicht oder eine Tageslichtlampe
3. beweglich – zum Beispiel durch einen höhenverstellbaren Schreibtisch
4. ruhig – arbeite in einer ruhigen Umgebung oder mit Noise Cancelling Kopfhörern⁠

Natürlich kannst du auch mal eine Ausnahme machen und z.B. im Bett arbeiten. Das sollte aber wirklich nur eine Ausnahme sein und nicht öfter als 2x im Monat vorkommen. Denn wirklich produktiv bist du nur an deinem Arbeitsplatz. 

Produktiver durch mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

Hier ein Stapel Zettel, von dem du gar nicht so genau weißt, was eigentlich alles drauf liegt, dort jede Menge Post-Its mit Dingen, die noch zu erledigen sind. Wenn du dich auf deinem Arbeitsplatz umsiehst, fallen dir bestimmt jede Menge Dinge auf, die dich ablenken und deine Konzentration stören. 

Mit einem aufgeräumten Schreibtisch und der richtigen Schreibtisch-Ordnung bist du jedoch innerlich viel ruhiger. Und damit automatisch fokussierter und produktiver. So schaffst du es, deinen Arbeitsplatz auch langfristig ordentlich zu halten: 

• Achte darauf, dass auf deinem Schreibtisch nur die nötigsten Sachen liegen. Alles Unnötige solltest du wegräumen. 
• Alle Oberflächen sollten aufgeräumt sein. Dein Tisch, deine Kommode und dein Drucker sind keine Ablageflächen. Deine Zettel und Dokumente haben hier also nichts zu suchen. 
• Jeder Gegenstand an deinem Arbeitsplatz hat einen ganz speziellen Ort, an den er gehört. Dort wird er auch nach Benutzung wieder hingeräumt. 
• Zum Abschluss deines Arbeitstages solltest du alles noch einmal aufräumen. Über den Tag sammelt sich nämlich trotzdem jede Menge an. 

Wenn du diese Dinge beachtest, kannst du jeden Tag voll fokussiert in den Tag starten und wundervolles Neues schaffen.

Schreibtisch-Ordnung: Das gehört alles auf deinen Schreibtisch

Natürlich arbeitest du an einem aufgeräumten und ordentlichen Schreibtisch viel effektiver. Aber was genau gehört eigentlich auf deinen Schreibtisch?

• Computer und Zubehör: Natürlich sollte auf keinen Fall dein Computer und das passende Zubehör fehlen. Dazu zählt dein Laptop, die Tastatur und die Maus, aber vielleicht auch ein extra Bildschirm oder deine Kopfhörer.
• Notizblock und Stift: Falls dir während deiner Arbeitszeit eine Idee kommt, dir zu erledigende Aufgaben einfallen oder du Hinweise eines Mitarbeiters notieren musst, hast du direkt etwas zum Aufschreiben. 
• Platz für deine Getränke: Um dich gut konzentrieren zu können, solltest du immer ausreichend trinken. Stell dir also direkt ein Glas Wasser oder eine Tasse Tee an deinem Arbeitsplatz, damit du das Trinken nicht vergisst.
• Berufsspezifischer Bedarf: Hierunter fällt alles, was du explizit für deinen Beruf benötigst und ohne das du nicht arbeiten kannst. Wenn du also z.B. Grafikerin bist, dann brauchst du bestimmt ein Grafikpad, welches selbstverständlich auch Platz auf deinem Schreibtisch finden darf.    

Du siehst also, für deinen perfekten Arbeitsplatz brauchst du nicht viel. Tatsächlich kann es sogar schaden, wenn du mehr auf deinem Schreibtisch liegen hast. Das zieht deine Aufmerksamkeit auf sich und damit auch deine Konzentration.

Nie wieder Zettelwirtschaft mit deiner Aufgabenbox 

Während der Arbeit kommen dir bestimmt einige gute Ideen, die du direkt aufschreibst. So schwirrt in der Regel ein Zettel neben dem anderen auf deinem Schreibtisch rum. Dabei verliert man oft den Überblick. Damit dir das nicht passiert, lege dir eine Aufgabenbox zu. 

Eine Aufgabenbox ist ein physischer Ort, an dem du all deine Ideen, Aufgaben und ToDos sammelst. Mindestens einmal die Woche leerst du die Box und integrierst alle Aufgaben in deine Wochenplanung.⁠ 

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Deine Box sollte mindestens 35x35x20cm groß sein und sich in der Nähe deines Arbeitsplatzes befinden, aber nicht direkt in deinem Sichtfeld stehen. 

Beim Entleeren deiner Aufgabenbox gehst du wie folgt vor: 

• Arbeite alle Zettel von unten nach oben durch 
• Wenn eine Aufgabe maximal 2 Minuten dauert, erledigst du sie sofort. Das Aufschreiben oder Einplanen dieser Aufgabe würde mehr Zeit in Anspruch nehmen 
• Wenn eine Aufgabe mehr als 2 Minuten dauert und du weißt wann du sie erledigen willst, trägst du sie in den Kalender ein 
• Wenn eine Aufgabe länger als 2 Minuten dauert du aber noch nicht genau weißt, wann du sie erledigen willst, gehört sie auf deine ‘Vielleicht–Irgendwann–Liste’ 

Halte dir am besten immer 10% deiner wöchentlichen Arbeitszeit als Pufferzeit frei. Diese Zeit kannst du dann nutzen, um deine Aufgabenbox zu leeren und einige der Aufgaben in deine nächste Wochenplanung zu integrieren. 

Wieso du für genügend Licht an deinem Arbeitsplatz sorgen solltest 

Ebenso wichtig wie ein aufgeräumter Schreibtisch ist genügend Licht an deinem Arbeitsplatz. Wenn es zu dunkel ist, wirst du schneller müde und unkonzentriert. Und genau das soll ja nicht passieren. Denn du willst ja motiviert an deinem Business arbeiten. Sorge also folgendermaßen für die richtigen Lichtverhältnisse sorgen: 

• Achte auf die Positionierung deines Schreibtisches: Dein Schreibtisch sollte in der Nähe eines Fensters stehen. Stelle deinen Tisch allerdings am besten seitlich vors Fenster. Wenn du das Fenster im Rücken hast, spiegelt das Licht im Bildschirm. Hast du hingegen den Blick zum Fenster und in die Sonne, wirst du geblendet.   
• Schaffe dir eine indirekte Deckenbeleuchtung: Für genügend Licht sorgt auch eine indirekte Grundhelligkeit in deinem Zimmer. Das Licht solltest du vor allem in den Wintermonaten fast rund um die Uhr anhaben. 
• Besorge dir eine direkte Schreibtischbeleuchtung:  Eine Schreibtischlampe, wie du sie vielleicht aus deiner Schulzeit kennst, richtet deinen Fokus direkt auf deine Arbeit. 
• Benutze Tageslichtlampen: Durch künstliches Licht wird in unserem Körper das Stresshormon Cortisol ausgeschüttet. Hierdurch wird dein Immunsystem geschwächt und dein Schlaf deutlich verschlechtert. Wenn du stattdessen Tageslichtlampen verwendest, hast du mehr Energie und Konzentration. 

Es ist nicht immer leicht, all diese Sachen einzurichten. Besonders wenn du noch am Aufbau deines Businesses bist und dir gerade erst deinen Arbeitsplatz schaffst. Vielleicht fehlt dir der Platz, um deinen Schreibtisch optimal auszurichten. Oder du hast nicht gleich die Mittel um dir eine Tageslichtlampe zu besorgen.

Denke jedoch immer daran: Schritt für Schritt. Optimiere deinen Arbeitsplatz nach und nach. Dann bietet er dir irgendwann die Möglichkeit, etwas ganz Großes von dort zu schaffen.  

Tipps für deine Digitale Ordnung 

Damit du produktiver arbeiten kannst, ist es nicht nur wichtig, deinen Schreibtisch und Arbeitsplatz aufgeräumt zu halten. Auch dein PC sollte möglichst aufgeräumt sein. Eine digitale Ordnung zu haben ist super wichtig, damit du nicht dauerhaft abgelenkt bist. Außerdem verschwendest du deine Zeit nicht damit, nach Dateien zu suchen. 

Darum solltest du deinen Desktop leer halten⁠

Morgens schaltest du deinen PC an und was siehst du da? Einen unaufgeräumten Desktop, mit 40 Dateien, die noch keinen festen Platz haben. Die Hälfte davon ist vielleicht noch unerledigt. Bei der anderen Hälfte weißt du schon gar nicht mehr, um welche Dokumente es sich eigentlich handelt. Unterbewusst wirst du so direkt in einen Stresszustand versetzt. Dabei bietet dir ein aufgeräumter Desktop viele Vorteile: 

• Du findest deine Dokumente schnell und zuverlässig
• Du wirst nicht direkt beim Einschalten von allen Dokumenten erschlagen
• Du hast unterbewusst nicht mehr das Gefühl, da sei noch was zu erledigen 
• Du wirst nicht mehr abgelenkt, wenn du deinen Desktop ansiehst 

Gewöhne dir also am besten an, neue Dateien direkt in den jeweiligen Ordner zu sortieren. Ein wiederkehrender Termin im Monat erinnert dich daran, deinen Desktop aufzuräumen. Nur für den Fall, dass du doch mal vergisst, etwas direkt richtig wegzupacken. 

Trenne geschäftliche und private Dokumente

Gerade wenn du für private und geschäftliche Dinge den selben PC benutzt, sammelt sich einiges an. Dokumente auf dem Desktop oder Unmengen an Freebies und anderen Dateien im Downloadordner. Damit dir das nicht passiert, schaffe dir eine übersichtliche Ordnerstruktur. Du findest dann immer direkt das passende Dokument und musst nicht erst lange danach suchen.

Um eine erste Basis deiner Ordner zu schaffen, solltest du geschäftliche und private Dokumente trennen. Hierdurch kannst du dir direkt einen groben Überblick über deine Dateien verschaffen. Deinen Geschäftsordner kannst du z.B. wie folgt aufbauen: 

• Organisation: Hier sammelst du alle organisatorischen Dateien, wie z.B. Rechnungen, Steuerunterlagen, Verträge und Unterlagen für die Buchhaltung
• Marketing: Hier packst du alle Audios, Texte und Bilder zusammen. Also alles was du für deine Contenterstellung und den Verkauf deiner Produkte brauchst
• Ideen:  Hierunter fallen alle neuen Projekt- oder Produktideen und Kurskonzepte 
• Weiterbildungen: In diesem Ordnern sammelst du alle Schulungs- und Weiterbildungsunterlagen, gekauften Kurse und wertvollen Freebies

Eine derartige Ordnerstruktur kannst du dir dann anschließend auch für deinen privaten Bereich erstellen. Wichtig: Natürlich ist das nur eine von sehr vielen Möglichkeiten! Die Ordnerstruktur ist etwas sehr Individuelles. Stell dir am besten einmal die Frage, welche Bereiche es in deinem Unternehmen gibt. Danach kannst du deine ganz persönliche und passende Ordnerstruktur anlegen. 

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Bonustipp: Nie wieder nach Dateien suchen

Eine gute Ordnerstruktur auf deinem PC hilft dir, direkt eine ganz bestimmte Datei zu finden. Denn nichts ist schlimmer, als schnell eine Datei zu brauchen und ewig zu suchen. Wie du dir jedoch deine Ordnerstruktur anlegst, ist wie gesagt super individuell. Du kannst hier einerseits nach der Art der Datei sortieren oder aber nach verschiedenen Themenbereichen. Wichtig ist, dass du dich hier schnell zurecht findest. 

Deine Dateien solltest du zusätzlich alle einheitlich benennen. So findest du sie auf jeden fall immer wieder. Du kannst dabei z.B. nach folgendem Format vorgehen:   

jjjjmmtt_wasbinich_wozugehöreich 

Konkret kann das zum Beispiel dann so aussehen: 

20200721_Thema Arbeitsplatzgestaltung_Coaching Lisa

⁠Tipps für deinen leeren Downloadordner

Oft sammelt sich im Downloadordner alles Mögliche an. Wenn man die Dateien nicht direkt in die passenden Ordner sortiert, vergisst man sie mitunter: Du findest sie dann nicht direkt wieder, wenn du sie schnell brauchst. 

Nach einiger Zeit quillt dein Downloadordner einfach über und du hast total den Überblick verloren. Mit diesen einfachen Tipps bringst du direkt wieder Ordnung und Klarheit hinein. Alles was du brauchst sind ca. 15 Minuten Zeit, eine vorab klar erstellte Ordnerstruktur und natürlich deinen ungeleerten Downloadordner.

1. Ab und zu passiert es, dass man eine Datei zwei- oder gar dreimal herunterläd. Als erstes suchst du dir hier die doppelten Dateien heraus und löscht sie.
2. Danach schaust du dir jede Datei an und überlegst, ob du sie noch brauchst. Wenn nicht, lösche sie direkt. So sortierst du wirklich nur die Dateien, die du auch wirklich weiterhin benötigst. 
3. Nun sortierst du nach Dateiart. Also z.B. erst PDFs, dann Bilder und Videos und anschließend Word-Dokumente.
4. Anschließend benennst du die Dokumente nach einem einheitlichen System. Du kannst hier z.B. erst das Datum angeben, dann die konkrete Dateibeschreibung und anschließend noch in welchen Ordner es geht. Dies könnte dann wie folgt aussehen: jjjjmmtt_wasbinich_wozugehöreich
5. Nun kannst du ganz einfach die jeweilige Datei in den dazu passenden Ordner sortieren. 

Bonustipp für mehr digitale Ordnung: Newsletter abbestellen 

Du öffnest einmal dein Email-Postfach und hast direkt 30 neue Mails? Mehr als die Hälfte davon auch noch Newsletter, die du sowieso nicht liest und direkt wieder löscht? Genau das kostet dich schlussendlich viel Zeit und den Fokus auf die wichtigen Mails. 

Übrigens: In diesem Beitrag gebe ich Tipps, wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst, um deinen Alltag ohne Stress und stattdessen mit Leichtigkeit meistern kannst, in dem du dir die richtigen Prioritäten setzt.

Achte deshalb in Zukunft darauf, ob du die Newsletter überhaupt noch brauchst. Wenn nicht, dann scrolle direkt in der Email nach unten und klicke auf Abbestellen. So bekommst du wirklich nur noch die Emails, die du wirklich haben willst. 

Beende den Arbeitstag mit einem ordentlichen Schreibtisch 

Nach jedem Arbeitstag solltest du dir etwas Zeit nehmen und deinen Schreibtisch aufräumen. Notizzettel, die du nicht mehr brauchst, leere Tassen und Gläser aber auch Stifte und Kabel sollten alle weggeräumt werden. Schaffe dir doch direkt ein schönes neues Abendritual. So kannst du den Arbeitstag wirklich abschließen und in Ruhe deinen Feierabend genießen.

Das Aufräumen abends hat außerdem den Vorteil, dass du am nächsten Tag an einen cleanen, aufgeräumten Arbeitsplatz kommst. Damit kannst du direkt konzentriert mit deiner Arbeit starten. So kannst du dich auf das Wesentliche fokussieren und mit deinem Business so richtig durchstarten.  

Zum Abschluss: Ordnung am Arbeitsplatz Tipps

Abschließend möchte ich dir noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen. So schaffst du einen für dich wunderbaren Arbeitsplatz: 

• Habe einen festen Arbeitsplatz
• Achte darauf, dass du Ordnung an deinem Schreibtisch hältst
• Habe nur die wichtigsten Dinge auf deinem Schreibtisch 
• Sorge für genügend Licht – wenn nötig benutze eine Tageslichtlampe 
• Halte deinen Desktop leer 
• Trenne geschäftliche und private Dokumente 
• Leere regelmäßig deinen Downloadordner 

Wenn du dich an all diese Dinge hältst, steht deinem neuen ordentlichen und aufgeräumten Arbeitsplatz nichts mehr im Wege. Und du wirst merken, wie du mit der Zeit immer fokussierter und produktiver arbeitest. Natürlich klappt das nicht immer alles auf einmal. Denke daran, dass du auch für Umsetzung dieser Tipps einiges an Zeit brauchst.

Ruhe im Außen bedeutet Ruhe im Inneren – das weißt du. Wenn im Außen alles ordentlich ist, sieht es in deinem Kopf genauso aus. Ordnung an deinem Arbeitsplatz sorgt also für Ruhe und Klarheit in deinem Kopf. Wenn du deine Umgebung ruhig und klar gestaltest, ⁠hast du den Kopf frei um dich voll und ganz auf dein Business zu konzentrieren. ⠀

Wenn du hierzu Fragen hast oder dir Unterstützung bei der Umsetzung wünscht, melde dich gerne bei mir. Zusammen schaffen wir die perfekte Arbeitsatmosphäre für dich, damit du an deinem Arbeitsplatz Großes schaffen kannst. 

Brauchst du Unterstützung?

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Falls du noch Hilfe brauchst, unterstütze ich dich gern mit einem ausführlichen Coaching, bei dem wir intensiv auf alle deine Lebensbereiche eingehen. Zusammen setzen wir Ziele und finden den Weg, mit dem du ein erfülltes Leben führen kannst. Ich freue mich auf dich. 

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