Produktivität steigern: 5 Tipps, um produktiver zu arbeiten

Wer sitzt schon gern den ganzen Tag an seinem Schreibtisch und fragt sich am Ende des Tages, was er heute eigentlich geschafft hat? Wenn du produktiver werden möchtest, um deine Arbeitszeit effizienter zu nutzen, bist du hier genau richtig. In diesem Artikel gebe ich dir 5 effektive Tipps, wie du durch bessere Konzentration und mehr Fokus deine Produktivität steigern kannst. 

Gerade wenn du selbstständig bist, kennst du das bestimmt: Egal wie sehr du versuchst, dich zu konzentrieren, dein Kopf bleibt einfach nicht bei der Sache. Du machst alles gleichzeitig, nur nicht die eine Aufgabe, die du dir für heute vorgenommen hast. Du hast den ganzen Tag gearbeitet, aber irgendwie nichts erreicht. Am Abend fühlst du dich ausgelaugt und gehst mit einem unbefriedigten Gefühl in den Feierabend.

Zugegeben, solche Tage haben wir alle mal. Aber das geht auch anders. Stell dir vor, du stehst morgens auf, machst dir einen wärmenden Tee und setzt dich motiviert an deinen Arbeitsplatz. Du hast einen genauen Plan, was du heute zu tun hast und fängst an zu arbeiten. Nach einer Stunde hast du den wichtigsten Task des Tages erledigt, nach zwei Stunden den zweiten. Du fühlst dich großartig, machst eine kleine Pause und arbeitest dann konzentriert weiter an der nächsten Aufgabe. Zwei Stunden später ist der halbe Arbeitstag schon vorbei, du hast unglaublich viel geschafft und gehst mit einem guten Gefühl in die Mittagspause. Am Nachmittag beantwortest du ganz in Ruhe deine Mails, erledigst kleinere To-Do’s und planst den nächsten Tag. Weil du schon so viel geschafft hast, kannst du ganz entspannt und zufrieden früher in deinen wohlverdienten Feierabend gehen als geplant. Wie klingt das für dich?

Das muss keine Traumvorstellung bleiben, sondern kann mit ein paar einfachen Methoden und Routinen deine Wirklichkeit werden. In diesem Beitrag gebe ich dir 5 Tipps, mit denen du deine Produktivität steigern kannst und deine wertvolle Arbeitszeit effizienter nutzt, damit du jeden Arbeitstag genauso motiviert und produktiv angehen kannst!

Was ist Produktivität? Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Bevor wir damit loslegen, deinen Arbeitstag produktiver zu gestalten, müssen wir noch eine Sache klären:

Was genau ist eigentlich Produktivität? 

Produktivität beschreibt das Verhältnis von Input (Arbeitsaufwand) und Output (Ergebnis). Die Produktivität steigern bedeutet also, mehr Output bei gleichem Input zu erreichen oder bei gleichbleibendem Output den Input zu reduzieren.

Anders ausgedrückt: Wenn du effizienter arbeitest, kannst du in derselben Zeit (Input) mehr schaffen (Output) oder das selbe Ergebnis in kürzerer Zeit erreichen. Effektiv arbeitest du hingegen, wenn du gleichzeitig auch noch Dinge tust, die dich auch dorthin bringen, wo du wirklich hin willst. Welcher von beiden Wegen für dich besser passt, kannst du selbst entscheiden. Wichtig ist dabei nur, dass du nicht  Effizienz und Effektivität verwechselst.  Denn, wer zwar effizient arbeitet, aber die falschen Dinge tut, kommt am Ende des Tages nicht zum angestrebten Ergebnis. Um deine Produktivität zu steigern, brauchst du beides: Du musst effektiv die richtigen Dinge tun und diese effizient abarbeiten.

Jeden Tag produktiv zu arbeiten ist gar nicht so einfach. Aber ich verspreche dir, wenn du diese 5 Tipps beherzigst und in deinen Arbeitsalltag integrierst, wirst du mehr Motivation haben, dich besser konzentrieren können und deine Produktivität steigern: 

1. Gute Planung im Voraus
2. Single Tasking und Ablenkungen eliminieren
3. Routinen für den Arbeitsalltag
4. Ausreichend Pausen einplanen
5. Ordentlicher Arbeitsplatz

1. Du brauchst einen Plan

Ein Ziel gibt dir eine Richtung vor. Und das ist unglaublich wichtig, damit du langfristig dahin kommst, wo du hin willst. Wenn du dein Ziel vor Augen hast, kannst du dich jeden Tag aufs Neue für die richtigen Schritte entscheiden, mit denen du deinem Ziel näher kommst.

Aber Achtung: Wir haben ein begrenztes Entscheidungskonto. Jede einzelne Entscheidung am Tag, ob es um das Frühstück, deine Kleidung oder Business geht, kostet Willenskraft und Energie. Wenn wir uns viel entscheiden müssen, haben wir am Ende des Tages nicht mehr ausreichend Kapazität für wirklich wichtige Entscheidungen. 

Deswegen ist eine gute Planung so wichtig für deine Produktivität. Plane am besten deine Woche und jeden einzelnen Arbeitstag vor. Und zwar an EINEM Ort – nicht in verschiedenen Heften, Notizbüchern und Kalendern. 

Trage dir alle deine Aufgaben, die du in der nächsten Woche erledigen willst, als Termine mit festen Zeiten in deinen Kalender ein. Und stelle dann sicher, dass du sie auch zu dieser Zeit ohne Ablenkungen erledigen kannst.

Bonus Tipp: Trenne Planung und Umsetzung

Damit du deine neue Woche oder den nächsten Tag motiviert beginnen kannst, planst du am besten schon vorher. Zum Beispiel als Abschluss deiner letzten Woche oder am Ende deines Arbeitstages. So kannst du morgens direkt produktiv in den Tag starten und deinen inneren Schweinehund überlisten. Dem würde es nämlich gar nicht gefallen, wenn du Montag morgens die Planung machst und den wichtigsten (und wahrscheinlich unangenehmsten) Task direkt als ersten Punkt auf der  To-Do-Liste einträgst.

Die Folge: Du schiebst die Aufgabe auf.

Wenn du die Planung aber bereits am Freitagabend gemacht hast, hat dein innerer Schweinehund bis Montagmorgen vergessen, welche Aufgabe jetzt als erstes ansteht. So startest du deine Woche mit 100% Motivation und kommst gar nicht erst in die Prokrastination.

2. Single Tasking und Ablenkungen eliminieren

Obwohl wir wissen, dass es eigentlich nicht funktionieren kann, ist Multitasking sehr präsent. Aber die Wahrheit ist: Multitasking ist der Feind deiner Produktivität. Durch vermeintlich kleine Unterbrechungen gehen nämlich bis zu 28% deiner Arbeitszeit verloren. Das ist fast ein Drittel deines kompletten Arbeitstages! 

“Nur mal kurz das Handy checken oder eine neue Mail beantworten” sind eine Gefahr für deine Konzentration. Denn es reichen schon 15 Sekunden Unterbrechung, um die vorherige Information zu vergessen. Danach musst du wieder alle vorherigen Informationen aus dem Langzeitgedächtnis abrufen und weg ist deine Konzentration. 

So wird deine Produktivität im Verlauf des Tages immer geringer. Der Grund dafür ist der Sägeblatteffekt, den du unten auf dem Bild siehst. Mit jeder weiteren Unterbrechung brauchst du immer länger, um deinen Fokus zurück auf eine Sache zu lenken. Das ist nicht nur enorm schlecht für die Produktivität, sondern purer Stress für dich.

Die Lösung: Plane dir Fokuszeiten ein und eliminiere alle Ablenkungen. Schalte die Benachrichtigungen am PC oder Laptop aus (das solltest du am besten immer machen) und setze dein Handy auf Flugmodus. So kommst du aus dem Reagieren ins Agieren und lenkst deinen Fokus ganz bewusst auf EINE Sache, die du jetzt gerade machst.

Wenn du dann nach ein oder zwei Stunden konzentrierter Arbeit einen Task abschließt, kannst du auch im Kopf einen Haken dahinter setzen und dies ganz bewusst als Erfolg abspeichern. Du kannst stolz auf dich sein und wirst am Ende des Tages ein gutes Gefühl haben. Versprochen!

Bonus Tipp für Selbstständige:

Falls du als Selbstständige/r im Büro oder von zu Hause arbeitest und noch andere Mitbewohner hast, kommuniziere deine Fokuszeiten mit deinem Umfeld. Bitte sie, dich während deiner Fokuszeiten nicht zu stören, damit du konzentriert arbeiten kannst. Ganz genau so kannst du dir übrigens auch Fokuszeiten für Familie und Freunde einplanen. In denen schaltest du dann alle Ablenkungen von der Arbeit aus und bist ganz präsent bei deinen Liebsten.

3. Routinen etablieren

Unser Kopf mag Wiederholungen und Gewohnheiten. Denn wer Gewohnheiten ausführt, braucht die Komfortzone nicht verlassen. Deswegen fallen uns Routinen leicht und kosten wenig Willenskraft. Langfristig sorgen Routinen deshalb für mehr Motivation, mehr Erfolgserlebnisse und schlussendlich für eine gesteigerte Produktivität.

Gestalte dir am besten feste Routinen, um den ganzen Tag über motiviert, konzentriert und fokussiert zu bleiben. Starte schon morgens mit einer schönen Morgenroutine positiv in den Tag, damit du dich wohl fühlst und happy bist. Ideen für eine positive Morgenroutine sind zum Beispiel: Lesen, Meditation, Yoga oder Journaling.

Das perfekte Gegenstück ist eine entspannte Abendroutine, mit der du deinen Tag abschließt, planst was am nächsten Tag ansteht und zur Ruhe kommst. Ideal sind zum Beispiel Spazieren, jegliche Art von ruhiger Bewegung, Meditation oder ein entspannendes Bad. 

Mit einer Morgen- und Abendroutine setzt du den Rahmen für einen gelungenen Tag. Aber auch dein Arbeitsalltag sollte eine gewisse Struktur haben, an die du dich gewöhnst. Wiederkehrende Routinen machen es dir wesentlicher einfacher, jeden Tag produktiv zu arbeiten und dich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Hier ein paar Beispiele für sinnvolle Arbeitsroutinen:

Routinen für deinen produktiven Arbeitsalltag

• Handy bis zur Mittagspause auf Flugmodus
• Erste Stunde 100% fokussiert den wichtigsten Task abarbeiten
• Kaffee oder Tee trinken in der Vormittagspause
• Spaziergang in der Mittagspause
• Gesunder Snack oder Smoothie in der Nachmittagspause
• Mails erst nach der Mittagspause beantworten
• Tag mit Planung des nächsten Tages abschließen

Dabei geht es nicht darum, jeden Tag perfekt zu sein. Das Ziel dieser Routinen ist es, dass du dich damit gut fühlst. Plane deinen Tag also so, dass du am Ende des Tages denkst: “Das war ein super Tag. Ich habe heute viel geschafft, mit viel Liebe gearbeitet und einen Mehrwert für meine Kunden geschaffen.”  Du kannst stolz auf dich sein! 

Falls in dir jetzt dein innerer Freiheitskämpfer aufschreit – keine Sorge. Du kannst auch innerhalb von Arbeitsroutinen deine Freiheit ausleben. Gestalte zum Beispiel jeden einzelnen Wochentag etwas unterschiedlich und räume dir freie Zeit für Abenteuer und Erlebnisse ein.

Übrigens: In diesem Instagram-Post erfährst du noch mehr darüber, wieso Struktur und Planung Freiheit bedeuten.

Mehr Bewegung im Arbeitsalltag sorgt für mehr Konzentration

Durch stundenlanges Sitzen fährt dein Kreislauf herunter. Davon wirst du müde und dein Gehirn wird nicht mehr so gut mit Sauerstoff versorgt. Insbesondere wenn du viel im Sitzen arbeitest, solltest immer mal wieder kurz aufstehen, lüften und dich bewegen. Dadurch versorgst du dein Gehirn mit frischem Sauerstoff und kannst dich besser konzentrieren. 

Ein Stehschreibtisch ist auch eine super Möglichkeit, um deinem Körper gesunde Abwechslung zu bieten. Im Stehen kann das Blut in deinem Körper besser zirkulieren und du bist insgesamt aktiver. Und natürlich freut sich auch langfristig deine Gesundheit darüber. Vielleicht kannst du sogar einige deiner Calls im Gehen abhalten. Solche sogenannten Walking Meetings fördern das kreative Denken und steigern die Motivation. Das haben auch schon Steve Jobs, Mark Zuckerberg und Barack Obama erkannt.

Plane dir unbedingt auch ausreichend Bewegung vor und nach der Arbeit mit ein. Wir kennen das alle, nach einem anstrengenden Arbeitstag können wir uns nur schwer zum Sport aufraffen. Aber auch hier kannst du dir die Gewohnheiten zu Nutze machen. Wenn Sport zu einer festen Routine wird, muss sich dein Kopf nicht jedes Mal wieder dazu entscheiden, Sport zu machen. Du machst es einfach, genau wie Zähneputzen 😉

4. Ausreichend Pausen einplanen

Pausen machen produktiv. Das klingt im ersten Moment komisch und wird leider häufig unterschätzt. Genau wie beim Sport sind deine Pausen zur Regeneration allerdings unglaublich wichtig. Nutze deine Pausen dazu, runterzukommen, deine Augen zu entspannen und deine Gedanken zu sortieren. Hier kannst du auch deiner Freiheitsliebe Raum geben und in deinen Pausen spontan sein. 

Plane entweder 2 bis 3 längere Pausen am Tag ein (vormittags, mittags, nachmittags) oder nutze die Pomodoro-Technik, bei der du alle 25 Minuten jeweils eine kurze Pause von 5 Minuten einlegst. Probier’ einfach mal aus, was sich für dich besser anfühlt.

5. Ordentlicher Arbeitsplatz

Ruhe im Außen ist Ruhe im Innen. Dieser Leitsatz gilt für beide Richtungen: Bist du innerlich unruhig oder aufgewühlt, ist wahrscheinlich auch deine äußere Umgebung unruhig. Andersherum gilt: Wenn dein Äußeres ordentlich, ruhig und clean ist, wirkt sich das positiv auf deine innere Ruhe aus.  In einer ordentlichen Umgebung kannst du dich besser konzentrieren und bist automatisch ruhiger. Das steigert deine Produktivität und gibt dir das Gefühl, dass du alles im Griff hast.

Und, wie sieht dein Arbeitsplatz jetzt gerade aus? Falls da deutlich mehr herumliegt als dein PC, dein Kalender und ein Glas Wasser, solltest du einmal alles komplett aufräumen und für Ordnung am Arbeitsplatz sorgen. Jeden Stift und alle Notizen, die auf verschiedenen Blättern herumfliegen. Sorge dafür, dass wirklich nur das da ist, was du für die Arbeit brauchst. Keine Deko oder sonstiger Schnickschnack. Damit dein Arbeitsplatz ordentlich bleibt, kannst du eine Aufräum-Routine etablieren. Räume einfach jeden Tag nach Feierabend alles wieder weg, was du morgen nicht für die Arbeit brauchst.

Bonus Tipps für den perfekten Arbeitsplatz:

Dein Arbeitsplatz sollte möglichst hell und leise sein, damit du bei der Arbeit nicht müde wirst und ungestört bist. Du kannst zum Beispiel mit einer Tageslichtlampe nachhelfen und dir beim Arbeiten Noise-Cancelling-Kopfhörer aufsetzen. Achte außerdem darauf, dass du möglichst wenig Ablenkung in deiner Blickrichtung hast. Richte deinen Schreibtisch also am besten nicht direkt zur belebten Straße oder der offenen Bürotür aus.

6 Fehler, die dich garantiert davon abhalten, produktiv zu sein

Ich möchte dir abschließend noch 6 Fehler mit auf den Weg geben, die du unbedingt vermeiden solltest, wenn du in Zukunft produktiv arbeiten möchtest:

• Benachrichtigungen am Handy: Lass deinen Fokus nicht durch unwichtige Benachrichtigungen am Handy oder am PC stören. Also direkt: Alle Pop-ups ausschalten!
• Laute Umgebungsgeräusche: Nutze Noise-Cancelling Kopfhörer, um den Umgebungslärm auszuschalten und höre stattdessen lieber klassische Musik, die dir hilft, dich zu konzentrieren
• Multitasking: Die meisten Dinge sind NICHT dringend! Priorisiere alle anfallenden Aufgaben ganz klar von wichtig bis unwichtig. Mache nicht den Fehler, “dringend” mit “wichtig” zu verwechseln. 
• Zu wenig Wasser trinken: Dein Körper braucht ausreichend Flüssigkeit, um richtig zu funktionieren. Stelle dir am besten eine Wasserflasche auf deinen Schreibtisch, damit du nicht vergisst zu trinken. 
• Ein voller Magen: Wenn du gerade gegessen hast, wird die meiste Energie in deinem Körper für die Verdauung benötigt. Darunter leidet deine Konzentration. Plane nach größeren Mahlzeiten mindestens 30 Minuten Pause ein, bevor du weiter arbeitest.
• Ungesunde Snacks: Kurzzeitige Kohlenhydrate wie Zucker und Backwaren lassen deinen Blutzuckerspiegel schnell ansteigen und genau so schnell wieder fallen. Dadurch fühlst du dich müde und kraftlos. Snacke stattdessen lieber Nüsse oder Gemüsesticks.

Podcastfolgen zum Thema Produktivität

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[043] Produktivitätshacks mit Robert Gladitz

[114] Produktivitätstipps für deinen Selbstständigen-Alltag

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