Wie du in der Selbstständigkeit Struktur in deine Finanzen bringst

Als Selbstständiger kannst nie genau sagen, wieviel du im Monat einnimmst. Auch deine Ausgaben können stark schwanken. Gerade deswegen  ist es in der Selbstständigkeit besonders wichtig, dass du einen Überblick über deine Finanzen hast und einen strukturierten Umgang mit deinem Geld pflegst. Damit vermeidest du nicht nur unnötigen Stress, sondern kannst auch nur damit langfristig wirklich erfolgreich sein. 

Das Thema Geld wirkt für viele Menschen allerdings erstmal abschreckend. ‘’Über Geld spricht man nicht’’ ist nur einer der vielen negativen Glaubenssätze, den jeder kennt. Ebenso wird Geld oft noch als Tabuthema oder “reine Männersache” angesehen. 

Wenn du allerdings ein paar einfache Kleinigkeiten beachtest, brauchst du dir nie mehr allzu viele Gedanken über das liebe Geld machen. Du hast einen guten Überblick über alles und ein großer Stressfaktor fällt für dich weg. Außerdem hast du für deine Investitionen immer genug übrig und dich kann keine plötzliche Zahlung mehr überraschen.

In diesem Beitrag helfe ich dir genau dabei: Deine Finanzen strukturiert unter Kontrolle zu bringen, um so finanzielle Sicherheit, Leichtigkeit und Freiheit zu erlangen.

Warum dein Money Mindset wichtig ist

Dein Money Mindset beschreibt deine Einstellung gegenüber Geld. Diese kann sowohl positiv als auch negativ sein. Allerdings wachsen wir häufig eher mit negativen Aussprüchen à la “Geld allein macht nicht glücklich” oder “Geld verdirbt den Charakter” auf. 

Es gilt also, deine negativen Glaubenssätze über Geld und Finanzen abzulegen, um eine positive Einstellung gegenüber Geld zu bekommen – ein positives Money Mindset. Denn haben wir erstmal eine positive Einstellung, fällt es uns viel leichter damit umzugehen.

Natürlich ist es nicht immer ganz einfach, negative Gedankengänge, abzulegen. Manche davon begleiten uns immerhin schon eine ganz schön lange Zeit. Für den Anfang solltest du dir zunächst deiner Glaubenssätze bewusst werden. Denn erst, wenn wir uns ihrer bewusst sind, können wir im nächsten Schritt aktiv an ihnen arbeiten. Dafür kannst du dir zum Beispiel schriftlich folgende Fragen beantworten und Sätze vervollständigen:

1. Geld bedeutet für mich…
2. Wie wurde in meiner Familie mit Geld umgegangen?
3. Was für klassische Sprichworte über Geld kenne und glaube ich?

Im nächsten Schritt kannst du deine negativen  Gedanken und Gefühle gegenüber Geld in positive Glaubenssätze umwandeln. Formuliere sie dafür in positive Aussprüche um. Den Gedanken “Geld allein macht nicht glücklich” könntest du stattdessen mit “Geld lässt mich sorgenfreier und unbeschwerter Leben und mich meine Träume verwirklichen” ersetzen. 

Wichtig dabei ist, nicht dem Geld eine negative Rolle zuzuschieben. Denn das kann einen negativen Effekt auf deinen Umgang mit Finanzen haben. Und genau das wollen wir natürlich vermeiden. Du kannst dich stattdessen zum Beispiel darauf konzentrieren, was du mit Geld Gutes tun kannst.

Wie kannst du Struktur in deine Finanzen bringen?

Um Struktur in deine Finanzen zu bringen, verschaffe dir als erstes einen Überblick darüber, was du im Monat an Einnahmen und Ausgaben hast. Das geht am einfachsten, indem du eine Haushaltstabelle führst. Damit kannst du genau nachzuvollziehen, wohin dein Geld Monat für Monat fließt und die Kontrolle über deine Finanzen erlangen. Du kannst dir hierfür entweder ein schönes Notizbuch besorgen oder das Ganze digital machen. Dazu kannst du zum Beispiel Excel, Google Drive oder mit eine passende App verwenden.

Struktur in deine Fixkosten bringen

Zunächst ist es ist wichtig, einen Überblick über deine regelmäßigen Ausgaben zu haben. Gerade für deinen Selbständigen-Alltag gibt es jede Menge nützlicher Hilfen, die dir deine Arbeit erleichtern können. Hier ein Newsletter-Anbieter, dort ein cooles Tool für deine Website. Dies kann vor allem am Anfang deiner Selbstständigkeit sehr verlockend sein.

Du solltest allerdings darauf achten, damit nicht den Überblick zu verlieren. Das kann nämlich ganz schnell passieren. Das gilt insbesondere, wenn du für jedes Tool nur einen kleinen monatlichen Betrag zahlst. Deswegen solltest du all deine monatlichen Fixkosten notieren. Und zwar jede noch so kleine Ausgabe. Fange am besten mit all deinen monatlich anfallenden Fixkosten an und trage sie in dein Haushaltsbuch ein –  egal wie klein die einzelnen Beträge sein mögen. Kleinvieh macht ja bekanntlich auch Mist.

Beispiele für regelmäßig anfallende Fixkosten:

• Miete
• Versicherungen
• Deine Website
• Marketingtools
• Mitarbeitergehälter

Bonus-Tipp für jährliche Kosten:

Oft werden z.B. Versicherungen oder bestimmte Tools günstiger, wenn du jährlich oder halbjährlich zahlst. Das ist super, aber kann dazu führen, dass du den Überblick verlierst. Manchmal vergisst man einfach, dass im folgenden Monat wieder eine Zahlung fällig ist. Damit du nie wieder ein blaues Wunder erlebst, wenn du plötzlich von einer solchen Zahlung überrascht wirst, gibt es einen einfachen Trick: 

Notiere dir alle Fixkosten, die regelmäßig anfallen, aber nicht monatlich bezahlt werden. Teile die gesamte Summe durch die Anzahl der Monate, also 12 (jährlich), 6 (halbjährlich) oder 3 (quartalsweise). So weißt du, was du im Monat bezahlen müsstest. Diese Summe legst du dir nun jeden Monat auf ein separates Konto zurück. So stellst du sicher, dass du immer genug Geld parat hast, egal wann die nächste Zahlung reinkommt. 

Deine sonstigen Ausgaben

Zusätzlich zu deinen regelmäßigen Ausgaben hast du natürlich auch unregelmäßig anfallende Kosten. Das sind manchmal größere Ausgaben wie ein eine Weiterbildung oder die Arbeit eines Freelancers. Aber auch das Mittagessen mit der Freundin, deine Lebensmittel oder der Coffee to go fallen darunter. Auch diese unregelmäßigen Ausgaben summieren sich am Ende des Monats und du solltest sie nicht außer Acht lassen. Einen guten Überblick kannst du dir verschaffen, indem du für zumindest die kommenden drei Monate all diese kleinen und großen Ausgaben notierst.

Verschaffe dir einen Überblick über deine Einnahmen

Genauso wichtig wie deine Ausgaben sind deine Einnahmen. Hierzu zählen einerseits alle Einnahmen, die du durch deine selbstständige Arbeit erhältst. Genauso aber auch Geldgeschenke zum Geburtstag, Zinserträge oder Steuerrückzahlungen. Liste sie alle getrennt auf. So erkennst du direkt, was deine Haupteinnahmequelle ist.

Deinen persönlichen Finanzplan erstellen: Budgets und Finanztöpfe

Du hast dir nun bereits eine Übersicht darüber verschafft, was du einnimmst und was du ausgibst. Nun geht es darum, Struktur in deine Finanzen zu bringen. Dafür legst du verschiedene Budgets für unterschiedliche Bereiche fest. Arbeite mit Finanztöpfen, auf die du deine Finanzen aufteilst. So behältst du ganz leicht den Überblick und schaffst dir nebenbei noch einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben.

Erstellung deiner individuellen Finanztöpfe

Der erste Schritt ist, dir Gedanken darüber zu machen, welche verschiedenen Töpfe du brauchst. Schreibe dazu als erstes verschiedene Kategorien auf. Vielleicht möchtest du immer etwas Geld für Luxusartikel zur Verfügung haben, Weiterbildungen oder aber auch einen jährlichen Urlaub. Aber auch andere Ausgaben wie z.B. Steuern und Versicherungen solltest du bedenken. 

Mögliche Kategorien sind: 

• Fixkosten mit alltäglichen Ausgaben (Handy, Strom, Versicherungen etc.)
• Auto (Versicherung, Reparaturen, TÜV)
• Urlaub und Freizeit 
• Weiterbildung 
• Notgroschen oder Investments
• Spenden

Die Kategorien können bei dir natürlich auch ganz anders ausfallen. Schau einfach, wofür du gerne immer Geld zur Verfügung haben möchtest. Liste die Kategorien nun zunächst einfach auf einem Zettel untereinander auf.

Budgetaufteilung für die jeweiligen Finanztöpfe

Im nächsten Schritt kannst du dir deine Haushaltstabelle zur Hand nehmen. Schaue nach, wieviel du bisher für die einzelnen Finanztöpfe im Monat ausgegeben hast. Wenn du z.B. im Jahr mehrere Weiterbildungen gemacht hast, rechnest du die Kosten hierfür zusammen und teilst sie durch 12. Damit weißt du, wieviel du jeden Monat für Weiterbildung ausgegeben hast – und vielleicht auch in Zukunft ausgeben willst. 

Die Summe, die dabei jeweils herauskommt, schreibst du neben die jeweilige Kategorie. Zusätzlich kannst dir ausrechnen, wieviel Prozent deines Monatseinkommens das jeweils ist und dir das ebenfalls notieren. 

Bonus-Tipp für Perfektionisten:

Du hast noch keine Haushaltstabelle? Kein Problem! Bestimme einfach frei, wie hoch dein jeweiliges Budget sein soll. Das kannst du entweder prozentual machen oder anhand eines fixen Betrags. Mach dir keine Sorgen, dass es nicht perfekt passt. Zuerst einmal geht es darum, dass du anfängst. In Zukunft kannst du dein jeweiliges Budget dann immer besser anpassen.

Nachdem du deine Budgets festgelegt hast, addierst du alle Posten aus deinem Haushaltsbuch, die noch keinem Finanztopf zugeordnet sind. Das sind deine alltäglichen Ausgaben für Haushalt & Co. Darunter fallen in der Regel Posten wie Lebensmittel, Tanken, Miete oder Arztkosten.

Im letzten Schritt machst du nochmal einen Gegencheck. Dafür überlegst du dir, wieviel du für die jeweiligen Kategorien gerne prozentual von deinem Einkommen ausgeben möchtest. Dann rechnest du um, wieviel dies in Euro ist. Nun kannst du deine Wunschvorstellung mit der Realität und deinem festgelegten Budget vergleichen. Wenn die Zahlen übereinstimmen, hast du deine Finanztöpfe fertig geplant. Wenn nicht, schaust du dir deine Töpfe nochmal genauer an und überlegst, wo du etwas anpassen kannst. 

So könnten deine Finanztöpfe aussehen: 

• alltägliche Ausgaben 50 %
• Notgroschen 20 %
• Weiterbildung 15 %
• Luxus & Freizeit 10 %
• Spenden 5 %

Jeder Finanztopf bekommt sein eigenes Konto

Damit du deine Finanztöpfe gut auseinander halten kannst, bekommt jeder Finanztopf sein eigenes Konto. Für deine alltäglichen Ausgaben (z.B. Lebensmittel, Miete, Tanken etc.) kannst du ein normales Girokonto nutzen. 

Für die anderen Finanztöpfe kannst du Tagesgeldkonten anlegen. Das sind verzinste Konten, die ausschließlich der Geldanlage dienen, über dessen Guthaben du aber jeden Tag verfügen kannst. Bei manchen Banken gibt es auch die Möglichkeit, ein Tagesgeldkonto quasi aufzuteilen und unterschiedlich zu benennen.

Für diese Töpfe erstellst du einmalig Daueraufträge in Höhe deiner jeweils festgelegten Budgets. So geht automatisch jeden Monat dein Monatsbudget für den jeweiligen Finanztopf von deinem Girokonto auf das passende Konto. Achtung: Stelle dabei die Daueraufträge so ein, dass der Betrag zu Anfang des Monats abgebucht wird. Auf den Konten siehst du dann direkt, wie viel Geld dir im jeweiligen Topf noch zur Verfügung steht.

Finanztipps für Selbstständige

Jetzt weißt du, wie du grundsätzlich Struktur in deine Finanzen bringst. Mit den folgenden Tipps kannst du dir außerdem noch jede Menge Zeit, Nerven und sogar Geld bei der nächsten Steuererklärung sparen.

Geschäftliche und private Finanzen trennen

Nicht immer bist du als Selbstständiger dazu verpflichtet, ein Firmenkonto zu führen. Trotzdem rate ich dir dringend dazu, gleich zu Beginn ein extra Geschäftskonto anzulegen. Ein separates Geschäftskonto ermöglicht dir einen besseren Überblick über deine Finanzen. 

Spätestens bei deiner Steuererklärung sparst du eine Menge Zeit, wenn du nicht alle Buchungen nach privatem und geschäftlichem Nutzen aufdröseln musst. Besonders wenn dein Unternehmen immer größer wird, werden auch deine Einnahmen und Ausgaben immer höher. Für diesen Fall ist ein Geschäftskonto wirklich praktisch.

Geschäftsrücklagen für gesonderte Ausgaben

Schnell kann es passieren, dass unvorhersehbare Ausgaben dein monatliches Einkommen übersteigen. Sei es, dass du spontan eine Weiterbildung machen möchtest oder du einen neuen Laptop brauchst, weil dein alter plötzlich den Geist aufgibt. Um für solche Situationen gewappnet zu sein, kannst du wie bei deinen privaten Ausgaben auch geschäftlich Finanztöpfe bilden. Hierunter fallen insbesondere Abschreibungen, Steuern,  Versicherungen, Weiterbildung oder Investitionen. 

Zudem solltest du dir eine finanzielle Reichweite aufbauen.  

Die finanzielle Reichweite ist die Zeit, mit der dein Unternehmen überleben könnte, wenn der Umsatz von heute auf morgen auf null zurückgehen würde. Du ermittelst sie, indem du dein momentan vorhandenes Vermögen durch deine regelmäßigen Fixkosten teilst.

Hier solltest du für deine finanzielle Reichweite einen Puffer von mindestens drei Monaten anstreben. Mit diesem Notgroschen hast du genug Zeit, um im schlimmsten Fall entgegensteuern zu können, sollte mal kein Umsatz reinkommen.

Lege von jedem Euro, den du einnimmst, 40 Cent zur Seite

Achtung, nicht erschrecken: Jetzt geht es um das Grusel-Thema Steuern. Vor allem, wenn du selbstständig arbeitest, sind die lieben Steuern ziemlich wichtig. Aber keine Sorge, mit einem einzigen, einfachen Tipp nehmen wir den Steuern ihren Schrecken:

Als Selbstständiger bzw. Unternehmer musst du in der Regel 19% Umsatzsteuer und zusätzlich die Einkommensteuer zahlen. Beides richtet sich also nach dem, was bei dir reinkommt und variiert somit. Damit du genügend Geld für deine Steuerzahlung hast, rate ich dir, von jedem verdienten Euro 40 Cent beiseite zu legen. Damit bist du in der Regel in jedem Fall auf der sicheren Seite. Achtung: Das ist natürlich eine Pauschalregel, die oft passt, aber nicht immer! Wenn du dir unsicher bist, dann besprich das Thema einfach mit deinem Steuerberater.

Mini-Tipps für die Steuererklärung

Einmal jährlich ist deine Steuererklärung fällig. Sie bietet dir Gelegenheit, Ausgaben, die du schon getätigt hast, abzusetzen und so Steuern zu sparen. Auch hier gilt: Wenn du dir unsicher bist, hol dir auf jeden Fall Hilfe von einem Steuerfachmann oder -fachfrau.

Bewirtungsbelege aufbewahren

Kosten, die dir bei einem Geschäftsessen entstehen, kannst du steuerlich absetzen. Voraussetzung ist, dass du einen Bewirtungsbeleg ausgefüllt hast, damit die Absetzung vom Finanzamt akzeptiert wird. Bewirtungsbelege sind etwas anderes als Rechnungen oder Quittungen. Du bekommst sie in der Regel direkt beim Café oder Restaurant und enthält folgende Dinge enthalten:

• Datum, Ort 
• Anlass der Bewirtung 
• Name und Firma, der Person, die bewirtet wurde 
• Entstandene Kosten 
• Trinkgeld

Frag einfach nach einem Bewirtungsbeleg. Solange du nicht an einen Neuling gerätst, wirst du das Richtige bekommen. Nimm den ausgefüllten Beleg mit und lege ihn zu Hause in deiner Ordnerstruktur ab.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die meisten Selbstständigen müssen monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Vermutlich hast du aber auch so schon jede Menge Dinge in deinem Berufsalltag, an die du denken musst. Damit die Zahlung an das Finanzamt nicht untergeht, erstelle dir dafür einen monatlich oder quartalsweise wiederkehrenden Termin in deinem Kalender. So verpasst du nie deine Meldung ans Finanzamt.

Belege und Quittungen

Über das Jahr sammeln sich jede Menge Kassenzettel, Belege und Quittungen an. Als Selbstständiger bist du in der Regel verpflichtet, diese 10 Jahre lang im Original aufzubewahren. 

Zusätzlich dazusolltest du sie allerdings auch digital ablegen. Dadurch findest du viel schneller die wichtige Quittung wieder und auch ein Ausbleichen macht nichts mehr aus. Dafür kannst du deine Belege einfach mit dem Handy einscannen. Anschließend kannst du sie ganz einfach auf dem PC sortieren und strukturiert ablegen.

Struktur-Tipps für deine Finanzen

Du siehst, mit ein paar kleinen Tipps und Tricks lässt sich das Thema Finanzen ganz einfach angehen. Zum Abschluss fasse ich dir noch einmal die wichtigsten Schritte zusammen:

1. Mit Struktur in deinen Finanzen sorgst du für mehr Ruhe und Leichtigkeit und vermeidest Stress und Überforderung.
2. Überprüfe dein Money-Mindset: Hast du eine positive oder eher eine negative Einstellung zum Thema Geld?
3. Verschaff dir einen Überblick: Trage deine regelmäßigen und unregelmäßigen Ausgaben in dein Haushaltsbuch ein. Vergiss auch deine Einnahmen nicht.
4. Bilde Budgets: Verschiedene Finanztöpfe für verschiedene Kategorien sorgen dafür, dass du nie wieder zu wenig Geld hast, wenn du es unbedingt brauchst.
5. Beachte Besonderheiten für Selbstständige: Trenne zum Beispiel deine privaten und geschäftlichen Finanzen, lege für jeden eingenommenen Euro 40 Cent zurück und erschaffe dir eine finanzielle Reichweite von mindestens 3 Monaten. 

Gerade in der Selbstständigkeit ist eine übersichtliche Struktur in Sachen Finanzen unerlässlich. Wer sich dort nicht gut strukturiert, macht sich oft unnötig Sorgen und Stress. Und im schlimmsten Fall sitzt einem das Finanzamt im Nacken oder man hat kein Budget für ein wichtiges Investment. Und genau das kannst du mit den oben genannten Tipps ganz leicht vermeiden.

Durch einen strukturierten Überblick verlierst du deine Angst vor diesem vermeintlich gruseligen Thema. Und irgendwann fängst du sogar an, wirklich gerne auf dein Konto zu schauen. Und hast immer genug Geld für die Investitionen, die du tätigen willst.

Wie sieht es bei dir aus, hast du schon feste Budgets für deine Ausgaben? Wenn nicht, dann schnapp’ dir deinen Planer und trage dir jetzt einen festen Termin ein. Verschaffe dir einen ersten Überblick über deine Finanzen. 

Ich hoffe, mit meinen Tipps konnte ich dir dabei helfen, das Thema Finanzen etwas gelassener zu sehen und Schritt für Schritt anzugehen. Wenn du dir Unterstützung wünscht, um etwas mehr Ordnung und Struktur in deine Finanzen zu bringen, melde dich gerne bei mir für ein kostenloses Vorgespräch. Ich helfe dir dabei, die Kontrolle in Thema Finanzen zurückzugewinnen, damit du deine Ziele erreichen kannst – liebevoll und strukturiert.

Bücher zum Thema Finanzen

• Denke nach und werde reich – Napoleon Hill*
• Rich Dad Poor Dad – Robert Kiyosaki und Sharon L. Lechter*
• Money Master the Game – Tony Robbins*

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Podcastfolgen zum Thema Finanzen

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[75] Schritt für Schritt zu mehr Übersicht in deinen Finanzen

[79] Schritt für Schritt zu deinen Finanztöpfen – Teil 1

[80] Schritt für Schritt zu deinen Finanztöpfen – Teil 2

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Kämpfst du mit deinem Money Mindset oder hast das Gefühl, mit deinen Finanzen überfordert zu ein? Vereinbare gern ein kostenloses Vorgespräch mit mir. Gemeinsam können wir an deinem Money Mindset arbeiten und deine Finanztöpfe erstellen – Damit du finanzielle Sicherheit in deiner Selbstständigkeit schaffen kannst.

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