Wie du dein Leben organisierst, um endlich deine Ziele zu erreichen

Du hast dieses eine Ziel vor Augen? Du möchtest mit deiner Selbstständigkeit die Welt verändern? Du willst eine Weltreise machen? Du willst deine Arbeit und deine Partnerschaft unter einen Hut bekommen? Und fragst dich „Wie organisiere ich mich?“ Wenn du ständig etwas vergisst, dich unorganisiert fühlst und dir immer wieder Dinge dazwischen kommen, mit denen du nicht gerechnet hast, bist du hier genau richtig. 

In diesem Beitrag gebe ich dir 5 Organisationstipps, mit denen sich bei dir ein entspanntes Gefühl der Freiheit und Leichtigkeit in deinem Leben einstellen wird. Du wirst einen Überblick nicht nur über alle anstehenden Aufgaben haben, sondern auch deine großen Ziele nie aus den Augen verlieren, sondern stetig darauf zugehen.

1. Merke dir nichts, was du auch aufschreiben kannst

Am Donnerstag möchte ich unbedingt auf diesen Vortrag des Psychologie-Professors. Ich brauche noch ein Geschenk für Mama, die hat nächste Woche Geburtstag. Ob sie sich wohl über ein Parfum freut? Morgen muss ich unbedingt die Rechnung schreiben, das steht schon ewig an. 

Mit unerledigten Aufgaben beschäftigt sich das Gehirn ständig unterbewusst und holt sie oft zu den unpassendsten Zeiten hervor. Zum Beispiel, wenn du eingekuschelt und kurz vorm Einschlafen in deinem Bett liegst. Das Problem dabei ist nicht nur, dass du dich abends hin- und her wälzt und nicht einschlafen kannst. Auch während deines täglichen Lebens und Arbeitens kannst du nie zu 100 Prozent bei der Sache sein, wenn du ständig versuchst, dir Termine, ToDos, Geschenkideen und Projekte zu merken. Dadurch kannst du nicht konzentriert und effizient arbeiten. Du erreichst nie den Fokus, den du brauchst, um deine großen Ziele zu erreichen, sondern verschenkst vielmehr Kapazitäten, die du so dringend benötigst. 

Wenn du hingegen alles für dich Wichtige aufgeschrieben hast, kannst du dich zu 100 Prozent auf deine momentan anstehende Aufgabe konzentrieren. Du hast keine Angst mehr, etwas zu vergessen, lässt dich aber auch nicht so leicht ablenken. Wenn dir etwa während des Schreibens deiner Hausarbeit einfällt, dass du noch einen Kuchen für den Geburtstag am Samstag backen wolltest, solltest du nicht alles stehen und liegen lassen und  plötzlich anfangen, Rezepte zu googeln. Stattdessen nimmst dir einfach deinen Notizzettel zur Hand und schreibst die Aufgabe für später auf. Dadurch kannst du nicht nur fokussiert weiter arbeiten. Dein Gehirn „weiß“ außerdem, dass nichts verloren geht und kann sich entspannt auf die momentane Aufgabe konzentrieren.

2. Habe alles an einem Ort

Ich weiß genau, dass ich mir das irgendwo aufgeschrieben habe! 

Ein mögliches Problem, wenn du dir alle ToDos, Termine und Projekte aufschreibst: Es kann eine unübersichtliche Zettelwirtschaft entstehen. Was nützen dir ein Haufen Notizzettel, Karteikarten und Einkaufslisten, wenn du nicht findest, was du brauchst? Genau dasselbe gilt natürlich für den Fall, dass du deine Notizen digital ablegst. Irgendwo in den Untiefen deiner Notizapp hilft das Rezept für den geplanten Kuchen wenig, wenn du überfordert im Supermarkt stehst. Oder hast du vielleicht doch einfach einen Screenshot davon gemacht?

Die Lösung: Du brauchst einen Ort für alles! Und damit meine ich wirklich alles, was du aufschreibst. Das sind ToDo-Listen, Termine, Ziele, Geschenkideen, ein Platz für Notizen und, was dir sonst noch einfällt. Mit welchem Medium du deine Ablage organisierst, ist dabei natürlich dir überlassen. In Betracht kommen folgende Möglichkeiten:

• ein einfaches Notizbuch
• ein Bullet Journal
• ein Planer/Kalender mit extra Seiten
• eine gut sortiere App
• ein Ablagesystem am PC

Jedes einzelne dieser Systeme hat seine Vor- und Nachteile. Für mich persönlich hat sich zwar das Arbeiten mit einem selbst gestalteten Kalender als beste Strategie herausgestellt. Wichtig ist aber hauptsächlich, dass dein Ablagesystem für dich immer greifbar ist, damit du auch wirklich alles darin notieren kannst. Außerdem solltest du bei deinem System natürlich auf eine gute Sortierung achten. Als Leitlinie gilt: du solltest nicht mehr als eine Minute brauchen, um gesuchte Informationen wiederzufinden.

3. Aktualisiere deine Aufgaben regelmäßig

Oh, ja, stimmt, vor drei Monaten wollte ich eigentlich Tante Else eine Geburtstagskarte schicken. Und das Projekt „Wohnzimmer neu streichen“ habe ich doch auch schon längst abgeschlossen.

Das beste Ablagesystem nützt dir nichts, wenn du dich nach dem Aufschreiben nicht mehr damit beschäftigst. Denn der Trick des Auslagerns und damit Entlasten des Gehirns funktioniert nur, wenn alle Listen regelmäßig aktualisiert und das ungeordnet Notierte eingeordnet wird. Du solltest also regelmäßig dein System durchgehen und es aktualisieren. 

Dabei gehst du beim Durchgehen deines Systems nach folgenden Schritten vor:

1. Erledigtes streichst du weg oder hakst es ab
2. Stößt du auf etwas Unwichtiges, streichst du es von der Liste oder wirfst es weg
3. Sofort zu erledigende Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sammelst du und erledigst sie nach deiner Aktualisierung gebündelt
4. Noch Unerledigtes, das nicht unter die Kategorie „unwichtig“ fällt, sortierst du als ToDo (neu) in deinen Kalender oder auf die dazugehörige Liste

Wie oft du das machst, hängt an dir. Ich empfehle allerdings ungefähr einmal die Woche. Du solltest dir dafür einen festen Termin setzen, also zum Beispiel Freitag oder Sonntag Nachmittag und daraus eine Gewohnheit machen. Damit kannst du entspannt in dein Wochenende gehen und hast außerdem einen Überblick über die kommende Woche. Wenn du diesen Entwurf der kommenden Woche vor dir hast, kannst du sie am Montag entspannt starten und vor allem weißt du genau, mit was du beginnen sollst. 

Wie lange du für deine Aktualisierung brachst, hängt übrigens hauptsächlich daran, wie lange du benötigst, um dich sicher zu fühlen und deinem System zu vertrauen. Manche erreichen das bereits in 15 Minuten, andere wiederum brauche dafür zwei Stunden.

4. Plane deine Aufgaben großzügig

Ich merke ja schon, dass mir das Organisieren hilft, mein Zeug zu erledigen. Aber mich stresst es immer so sehr, wenn ich die Aufgaben falsch einteile und deswegen in meinem Zeitplan hinterherhinke. Letztlich schaffe ich dann gar nichts mehr.

Eine falsche Zeiteinteilung der Aufgaben fällt gerade vielen jungen Menschen schwer. Man hat in der Regel einfach noch nicht so viel Erfahrung, wie lange man für bestimmte Tätigkeiten braucht. Und weil man natürlich besonders viel schaffen will, plant man sich auch oft viel mehr ein, als man realistischerweise in der geplanten Zeit erreichen kann. Nach einer Weile gibt sich das zwar und je öfter du etwas machst, desto besser kannst du einschätzen, wie lange du dafür brauchen wirst. Zumindest bis du die nötige Erfahrung gesammelt hast, solltest du allerdings genau diesen Fehler vermeiden.

Verplane deshalb zumindest am Anfang mindestens 30 bis 45 Prozent deiner Zeit nicht fest. In der Regel kommen immer irgendwelche unerwarteten Sachen dazwischen, mit denen du nicht gerechnet hast. Außerdem wird sicher die ein oder andere Aufgabe länger dauern als gedacht.

Solltest du wider Erwarten doch mal zwei Stunden eher als geplant fertig sein, dann belohn dich doch für dein effizientes Arbeiten. Mach in der Zeit einen Spaziergang, geh ein Eis essen oder ruf einen Freund an, mit dem du schon lange mal wieder telefonieren wolltest.

5. Sei dir bewusst, in welche Richtung du gehen willst

Also ich halte mich an all diese Tipps. Ich hab einen Kalender, in dem ich alles aufschreibe und plane. Ich gehe ihn regelmäßig durch, plane großzügig und mit Pausen. Ich habe aber trotzdem das Gefühl, nicht dort hinzukommen, wo ich eigentlich hin will.

Natürlich bringen all diese Tipps dir überhaupt nichts, wenn du nicht weißt, wo es hingehen soll. Du kannst jeden Tag erfolgreich voran gehen, aber dich trotzdem in die vollkommen falsche Richtung bewegen. Oder du verlierst auf halbem Weg die Motivation, weil du dein Warum nicht kennst. Wenn du also nicht weißt, wo du hinwillst, solltest du dir als ersten Schritt genau überlegen, was du eigentlich gerade für ein Ziel verfolgst.

Nimm dir also am besten einmal einen Zettel und schreib dir auf, was du in deinem Leben erreichen willst. Wo soll es hingehen? Was willst du erleben? Wer willst du sein? Achte darauf, dass du deine Ziele SMART formulierst und vor allem, dass sie deinen persönlichen Werten nicht widersprechen. Sobald du deine Ziele definiert hast, kannst du sie in konkrete Projekte und in Aufgaben unterteilen und diese zeitlich einplanen. Mit deinen Zielen vor Augen weißt du konkret, in welche Richtung du dich bewegst und, wie genau du dort hinkommen wirst.

Zusatztipp: Setze deine Priorität bei Effektivität und nicht bei Effizienz

Heutzutage wird immer mehr davon geredet, möglichst effizient zu handeln. Wer die ganze Zeit beschäftigt ist, die ganze Zeit arbeitet, der muss schließlich irgendwann auch mal an sein Ziel kommen. Und das insbesondere, wenn er ein hervorragendes Zeitmanagement hat.

An Effizienz ist natürlich an sich nichts auszusetzen, bedeutet sie doch, dass man die Dinge genau richtig angeht. Viel wichtiger als Effizienz ist jedoch die Effektivität. Stell dir vor, du möchtest auf das Dach eines hohen Hauses steigen. Du kletterst eine Leiter Stufe um Stufe herauf. Als du endlich oben angekommen bist und dich umschaust siehst du allerdings, dass du auf einem anderen Dach gelandet bist als jenes, das du erklimmen wolltest. Obwohl du dich angestrengt und hart gearbeitet hast, bist du nicht da, wo du eigentlich hinwolltest. Du hast die falsche Leiter genommen.

Merke dir also: Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge tun.

Um deine Produktivität zu steigern, solltest dich vornehmlich darauf konzentrieren, die richtigen Dinge zu tun. Dir bringt es nämlich gar nichts, wenn du die falschen Dinge besonders effizient erledigst, da sie dich nicht voran bringen. Am besten gehst du dabei nach dem Pareto-Prinzip vor. Finde also genau die Dinge heraus, die dich mit am wenigsten Aufwand am schnellsten deine Ziele erreichen lassen.

Dies ist ein Beitrag zu Blogparade Alles neu macht der Frühling, organisiert von Ordnungsliebe, The organized Cardigan und Rosanisiert. 

Podcastfolgen zum Thema Leben organisieren

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[48] Wie du die richtigen Prioritäten für dein Leben setzt

[112] Wie du das Lebensrad nutzt, um langfristig glücklich und erfüllt zu leben